Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Deisböck IT Solutions GmbH
Am Gutshof 11b, 84378 Dietersburg, Deutschland
Telefon: +49 151 75078645 | E-Mail: info@deisboeck-it.de | Website: www.deisboeck-it.de
Geschäftsführer: Matthias Deisböck

Datenschutzanfragen: E-Mail: service@deisboeck-it.de

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dies für einen konkreten Zweck erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage vorliegt.

Arten der verarbeiteten Daten: Bestandsdaten (Name, Adresse, Kundennummer), Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Vertragsdaten (Vertragsgegenstand, Laufzeit, Zahlungsinformationen), Nutzungsdaten (Zugriffszeiten, genutzte Funktionen), Inhaltsdaten (Eingaben in unsere Software/Dienste), Meta-/Kommunikationsdaten (IP-Adressen, Geräteinformationen).

Kategorien betroffener Personen: Kunden und Interessenten, Geschäfts- und Vertragspartner, Nutzer unserer Websites und Dienste, Beschäftigte von Kunden (bei B2B-Leistungen).

3. Rechtsgrundlagen

4. Verarbeitung bei Vertragsanbahnung und -durchführung

4.1 Kontaktaufnahme

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfragen und Kommunikation.
Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).
Speicherdauer: Bis zum Abschluss der Anfrage, bei Vertragsanbahnung entsprechend der Vertragsdaten.

4.2 Vertragsabwicklung

Zweck: Durchführung von Verträgen über Software, SaaS-Dienste, IT-Dienstleistungen und Hardware.
Daten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Für die Dauer der Geschäftsbeziehung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (s. Abschnitt 11).

4.3 Kundenkonto und Zugangsdaten

Zweck: Bereitstellung eines Kundenkontos für unsere SaaS-Dienste.
Daten: Anmeldedaten (E-Mail, Passwort-Hash), Kontoinformationen, Nutzungshistorie.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Bis zur Löschung des Kontos, spätestens 30 Tage nach Vertragsende und Ablauf der Datenexportfrist.

5. SaaS-Dienste und Cloud-Leistungen

5.1 Datenverarbeitung im Rahmen von SaaS

Bei der Nutzung unserer SaaS-Dienste verarbeiten wir:

Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem, Zugriffszeiten, Seitenaufrufe.
Nutzungsdaten: Funktionsaufrufe, Konfigurationen, Fehlermeldungen.
Inhaltsdaten: Alle Daten, die Sie in unsere Software eingeben oder hochladen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5.2 Auftragsverarbeitung

Soweit wir im Rahmen unserer SaaS-Dienste personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. In diesem Fall schließen wir einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Ihnen ab.

5.3 Serverstandort und Hosting

Unsere SaaS-Dienste werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet:

STRATO AG
Pascalstraße 10, 10587 Berlin, Deutschland
Serverstandort: Deutschland

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage eines AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

6.1 KI als Werkzeug

Wir setzen Systeme der Künstlichen Intelligenz (KI), insbesondere Large Language Models (LLMs), als Werkzeuge bei der Erbringung unserer Leistungen ein. Dies dient der Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung.

6.2 Eingesetzte KI-Anbieter

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (wenn vertraglich vereinbart) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Leistungserbringung).

6.3 Umgang mit Ihren Daten bei KI-Nutzung

• Kein Training mit Kundendaten: Ihre Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Wir nutzen ausschließlich API-Zugriffe ohne Trainingsfreigabe.
• Minimierung personenbezogener Daten: Wir anonymisieren oder pseudonymisieren Daten vor der Verarbeitung durch KI-Systeme, soweit möglich.
• Auftragsverarbeitung: Mit allen KI-Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (DPA) oder vergleichbare Datenschutzvereinbarungen.
• Drittlandtransfer: Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Beschluss (EU) 2021/914 und ergänzenden Schutzmaßnahmen. Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; OpenAI und Anthropic sind nicht DPF-zertifiziert, weshalb zusätzlich SCCs zum Einsatz kommen.

6.4 Transparenzhinweis gemäß KI-Verordnung

Sofern Sie direkt mit KI-Systemen interagieren (z.B. Chatbots), werden Sie zu Beginn der Interaktion darauf hingewiesen. KI-generierte Inhalte werden, soweit technisch umsetzbar und gesetzlich erforderlich, entsprechend gekennzeichnet.

6.5 Keine automatisierten Einzelentscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, ausschließlich auf Basis automatisierter Verarbeitung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO). KI-Systeme dienen lediglich als Unterstützungswerkzeuge; finale Entscheidungen werden von Menschen getroffen.

7. Website und Cookies

7.1 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser Server automatisch: IP-Adresse (anonymisiert), Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite/Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Betrieb der Website).
Speicherdauer: 90 Tage, danach automatische Löschung.

7.2 Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für: Session-Management, Sicherheitsfunktionen (CSRF-Schutz), Spracheinstellungen.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technische Erforderlichkeit).

7.3 Analyse und Marketing

Wir setzen derzeit keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Sollten wir künftig Analyse-Tools einsetzen, werden wir Sie vorher um Ihre Einwilligung bitten.

7.4 SSL/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung am Schloss-Symbol und an „https://" in der Adressleiste.

8. Kommunikation

8.1 E-Mail-Kommunikation

Bei E-Mail-Kontakt verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.
Hinweis: Unverschlüsselte E-Mails können auf dem Transportweg eingesehen werden. Für vertrauliche Informationen bieten wir auf Anfrage verschlüsselte Kommunikation an.

8.2 Telefon und KI-gestützter Telefonassistent

Bei telefonischer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre Telefonnummer und den Gesprächsinhalt.

Wir können einen KI-gestützten Telefonassistenten einsetzen, der Anrufe entgegennimmt und Anliegen erfasst. Sofern ein KI-System zum Einsatz kommt, werden Sie zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen.

Verarbeitete Daten: Telefonnummer, Gesprächsinhalt, ggf. Transkription
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kontaktaufnahme) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Erreichbarkeit)
Speicherdauer: Aufnahmen werden nach Bearbeitung, spätestens nach 30 Tagen gelöscht

9. Empfänger und Drittlandtransfers

9.1 Kategorien von Empfängern

Ihre Daten können an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben werden: IT-Dienstleister (Hosting, Wartung, Support), Cloud-Anbieter (Infrastruktur für SaaS-Dienste), KI-Anbieter (zur Unterstützung der Leistungserbringung, s. Abschnitt 6), Zahlungsdienstleister (Abwicklung von Zahlungen), Steuerberater/Wirtschaftsprüfer (Buchführung, Jahresabschluss), Behörden (bei rechtlicher Verpflichtung).

9.2 Drittlandtransfers

Soweit Daten in Länder außerhalb des EWR übermittelt werden (insbesondere USA), stellen wir durch folgende Maßnahmen ein angemessenes Schutzniveau sicher:

• Angemessenheitsbeschluss: EU-U.S. Data Privacy Framework (für zertifizierte US-Unternehmen)
• Standardvertragsklauseln (SCC): Gemäß Beschluss (EU) 2021/914
• Ergänzende Maßnahmen: Verschlüsselung, Pseudonymisierung, vertragliche Zusatzvereinbarungen
• Transfer Impact Assessment: Für jeden relevanten Drittlandtransfer wurde eine Bewertung der Rechtslage im Empfängerland durchgeführt

Eine aktuelle Liste der Subunternehmer mit Drittlandtransfer stellen wir auf Anfrage bereit.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

10.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

10.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

10.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn der Verarbeitungszweck entfallen ist, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder die Verarbeitung unrechtmäßig war. Das Recht besteht nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

10.4 Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten.

10.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie können verlangen, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

10.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

10.7 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

10.8 Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Für uns zuständige Aufsichtsbehörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach | www.lda.bayern.de

11. Speicherdauer und Löschfristen

Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS 1.3)
• Verschlüsselung ruhender Daten (AES-256)
• Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Backup-Strategien mit georedundanter Speicherung
• Schulung der Mitarbeiter

Unsere Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Website.

Letzte Aktualisierung: 01.01.2026

14. Kontakt für Datenschutzanfragen

E-Mail: service@deisboeck-it.de

Post:
Deisböck IT Solutions GmbH – Datenschutz –
Am Gutshof 11b, 84378 Dietersburg

Wir beantworten Ihre Anfragen in der Regel innerhalb eines Monats.